조슈아 버겐(Joshua Bergen)은 매우 생산적인 사람이다.

그가 생산적인 삶을 꾸려나갈 수 있는 비결은 바로 워크스페이스 앱 ‘노션(Notion)’을 활용하는 것이다. 캐나다 밴쿠버에 거주하는 제품 관리자 버겐은 메모와 일정표를 덧붙여서 해외여행을 꼼꼼하게 계획하는 데 노션을 사용한다. 이뿐만 아니라 자신이 관람한 영화와 시청한 TV 프로그램 목록을 정리하고, 각각에 대한 감상을 기록하는 데에도 노션을 활용한다. 노션은 그가 3D 프린팅 프로젝트를 관리하고, 스노보드용 지도를 만들고, 아이가 말해주는 재미있는 것들을 정리한 귀여운 목록을 빠르게 업데이트하는 데 사용할 수 있는 편리한 방법이기도 하다.

이상하게 들릴 수도 있지만, 버겐은 업무용으로 제작된 소프트웨어인 노션을 사용해서 사생활을 관리하는 사람 중 한 명이다. 그리고 그와 같은 사람들이 점점 더 늘어나고 있다. 이들은 명상 습관과 주간 일정을 관리하는 것부터 물 섭취량 기록 및 식료품 목록을 공유하는 것까지 매우 다양한 방식으로 노션을 활용하고 있다.

버겐은 “노션을 사용한 이후로 내 프로젝트의 생산성이 매우 높아졌다. 지난 2년간 노션을 사용하면서 내가 수행한 프로젝트의 수가 그 이전 10년 동안 수행한 프로젝트 수보다 많을 것이다. 조금 강박적이고 과도하게 느껴질 수도 있지만, 나는 노션을 모든 곳에 활용하고 있고 이 소프트웨어를 사랑한다”고 말한다.

그렇다면 노션 외에도 수많은 계획관리 앱이 존재하는 상황에서 ‘더 빠르게, 더 나은 작업’을 가능하게 하기 위해 만들어진 노션이 이런 식으로 사람들의 호응과 지지를 얻어낸 비결은 무엇일까?

노션을 열성적으로 선호하는 사람이 많은 이유 중 하나는 이 소프트웨어의 유연성이다. 노션은 본질적으로 기업이 인사관리, 영업, 제품 계획 같은 기능에 사용할 수 있는 다양한 프로그램을 단일 플랫폼에 통합할 수 있도록 설계됐다. 노션은 이용자가 기능을 추가하거나 제거할 수 있는 간단한 템플릿을 사용하며, 원격 작업자는 노트, 데이터베이스, 캘린더 및 프로젝트 게시판을 통해 쉽게 협업할 수 있다.

이러한 높은 수준의 사용자 맞춤 기능은 노션을 다른 업무용 앱과 차별화한다. 또한 이러한 맞춤 기능 덕분에 여가를 짜임새 있게 계획하려는 사람들 사이에서도 노션이 대단한 인기를 얻게 되었다. 노션은 2018년경 유튜브에서 유행하던 생산성 관련 콘텐츠들을 통해 주목받기 시작했는데, 당시 시간 관리 요령과 체계적인 삶 관리법을 공유하던 이러한 영상들은 주기적으로 수백만 조회수를 달성하곤 했다.

그 이후로 노션의 ‘추종자’들은 눈덩이처럼 불어났다. 27만 5,000여 명이 미국의 거대 커뮤니티 레딧(Reddit)의 노션 소모임에 가입했고, 이용자 수만 명이 개인 페이스북 그룹에서 노션의 페이지 템플릿을 무료로 공유했으며, 노션 페이지를 예쁘게 만드는 방법을 조언하는 틱톡 영상은 조회수를 수억 회 기록했다.

노션의 공동 설립자이자 최고운영책임자인 악샤이 코타리(Akshay Kothari)는 “이제는 융통성 없는 소프트웨어에 맞춰서 자신의 습관과 사고방식을 바꿀 필요가 없다. 노션은 사용자 개개인 맞춤형 서비스를 제공한다. 이 점이야말로 노션이 사랑받게 된 큰 이유라고 생각한다. 사람들은 자신이 직접 만든 것을 자기 것으로 느끼기 때문이다”라고 말한다.

유연성 있는 사용자 맞춤 기능 덕분에 버겐은 노션을 사용해서 도난을 대비해 새로 구매한 제품들의 일련번호를 저장할 수 있었고, 집을 이사할 때 번호를 매긴 이삿짐 상자마다 뭘 넣어두었는지 자세히 기록할 수 있었다.

뉴욕의 제품 디자이너이자 콘텐츠 제작자인 웨슬리 애나 타이너(Wesley Anna Tiner)도 곧 있을 이사 계획뿐만 아니라 일주일간의 식단 계획과 관련해서도 노션이 필수적이라는 것을 깨달았다. 타이너는 “나는 그냥 ‘재미’로 만든 페이지들도 많이 가지고 있다. 예를 들어 크리스마스에 세포라(Sephora) 향수 샘플러를 선물 받은 후에는 샘플러에 포함된 다양한 제품에 대한 데이터베이스를 만들고 매일 다른 제품을 사용해 보면서 내 생각을 기록했다. 이 외에도 내 하루하루 기분을 기록하는 기분 추적기, 위시리스트, 자기관리 도구 등 다양한 페이지를 가지고 있다”고 설명한다.

미국 애리조나주 피닉스에 거주하는 웹 개발자 토미 마이어(Tommy Meyer)는 체계적인 인생 관리를 위해 자신이 항상 노트 세 권을 들고 다닌다는 것을 깨달은 후 2018년경부터 노션을 사용하기 시작했다. 그는 “종이에 식료품 목록을 작성하지 않은 지 몇 년이 지났다”고 말한다. 그는 또한 자신이 쓰고 싶은 판타지 소설을 계획하는 데도 노션을 활용한다.

노션이 각종 메모와 일지 기록에 적합하기는 하지만, 영국의 성우이자 보이스오버 아티스트 애덤 워런(Adam Warren)은 자신의 유튜브 채널 프로젝트 관리에도 노션을 사용한다.

그는 “나는 현재 유튜브와 패트리온(Patreon)에서 괜찮은 정규직 월급에 맞먹는 수익을 내고 있는데, 이와 관련한 모든 관리는 노션에서 이루어진다. 나는 내 모든 영상 프로젝트를 데이터베이스에 저장하고 칸반(kanban) 뷰를 사용해서 상황을 관리한다. 또한 그 데이터베이스 페이지에 내 영상 스크립트도 작성한다”고 설명한다.

체계적으로 관리된 상태를 좋아하는 사람들에게 노션과 같은 플랫폼은 매우 합리적이다. 상담 심리학자 엘레나 투로니(Elena Touroni)는 “노션 같은 앱은 우리 삶을 구조화하고 단순화하여 압도되거나 혼란스러운 느낌을 줄이는 데 도움을 줄 수 있다”고 말한다.

그러나 뉴욕대학교(New York University)의 심리학 교수 가브리엘레 외팅겐(Gabriele Oettingen)은 실제로 업무를 완수하는 것보다 할 일 목록 만들기를 우선시할 경우에는 우리 삶을 최적화하고 체계적으로 관리하는 데 너무 많은 시간을 소비하는 것이 역효과를 낼 수 있다고 지적한다. 이는 계획오류(planning fallacy)라고 불리는 현상이다.

노션을 사용해서 물을 충분히 마시고 있는지 또는 조깅을 하고 있는지 기록하거나 과제 계획을 세운다고 해서 계획한 일을 꼭 전부 실천하는 것은 아니다. 그녀는 “어떤 면에서 노션은 계획을 체계화하는 데 도움이 될 수 있지만, 계획한 일을 실제로 수행하는 데에는 효과가 없을 수도 있다”고 지적한다.

투로니는 노션을 사용해서 사생활과 업무를 모두 관리하는 버겐 같은 사람들에게 단점이 있을 수 있다고 덧붙인다.

투로니는 “분명한 이점은 업무와 사생활에 교차하는 부분이 있을 것이므로 같은 앱을 사용해서 두 가지를 모두 관리하면 더 효율적으로 시간을 관리할 수 있다는 것이다. 그러나 앱을 사용할 때마다 업무와 사생활이라는 삶의 두 부분을 모두 살펴봐야 하므로 일과 사생활 사이의 경계를 설정하기가 더 어려워진다는 것이 단점이다”라고 설명한다.

노션 외에도 다양한 선택지가 존재하지만, 노션의 가장 열성적인 팬들은 자신들이 조만간 다른 플랫폼으로 옮겨갈 가능성이 적다고 말한다. 타이너는 노션을 사용해서 “내 삶의 95%를 운영한다”고 생각한다.

노션은 최근 지루한 작업을 자동화하고 대규모 문서를 요약하기 위한 자체 AI 봇을 출시했으며, 소셜미디어에서 이에 대한 사람들의 반응을 예의주시할 예정이다. 코타리는 “기업 대상으로 수익을 창출하는 B2B 소프트웨어 회사가 개인 이용자들로부터 이런 사랑을 받는 것은 특별한 일”이라고 말하며, “우리는 이러한 사랑을 절대 당연하게 여기지 않는다”고 강조한다.